Autenticare le sottoscrizioni su istanze e dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà

Autenticare le sottoscrizioni su istanze e dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà

L'autenticazione [della sottoscrizione] consiste nell'attestazione da parte del pubblico ufficiale che la sottoscrizione è stata apposta in sua presenza. Il pubblico ufficiale deve previamente accertare l'identità della persona che sottoscrive (Regio Decreto 16/03/1942, n. 262, art. 2703, Codice civile).

Il Decreto del Presidente della Repubblica 28/12/2000, n. 445, art. 21 prevede che la firma apposta sul documento debba essere autenticata solo quando un'istanza o una dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà sono presentate:

  • a soggetti privati​​​​​ (banche, assicurazioni, ecc.)
  • a soggetti pubblici ai fini della riscossione di benefici economici da parte di terzi (ad esempio la delega alla riscossione della pensione).

Il Decreto del Presidente della Repubblica 28/12/2000, n. 445, art. 2 prevede che infatti le norme del Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa si possano applicare anche ai privati.

L'autenticità della sottoscrizione deve essere attestata da un pubblico ufficiale:

  • notaio
  • cancelliere
  • segretario comunale
  • dipendente addetto a ricevere la documentazione
  • altro dipendente incaricato dal sindaco.

L’autenticazione è redatta di seguito alla sottoscrizione: il pubblico ufficiale attesta che la sottoscrizione è stata effettuata in sua presenza, previo accertamento dell’identità personale del dichiarante. Sull'atto devono essere riportate le seguenti informazioni:

  • modalità di identificazione
  • data e il luogo di autenticazione
  • nome, cognome e qualifica del pubblico ufficiale
  • firma del pubblico ufficiale
  • timbro dell’ufficio.
Requisiti soggettivi

Possono chiedere l'autentica:

  • i maggiorenni capaci di intendere e di volere, previo accertamento dell'identità
  • gli interdetti, in questo caso la firma è apposta dal tutore, dopo la verifica del decreto di nomina
  • chi non sa o non può firmare. In questo caso il pubblico ufficiale ne prende atto, previo accertamento dell'identità e della volontà a sottoscrivere del dichiarante, apponendo la dicitura "non in grado di firmare".

Approfondimenti

Firme elettroniche e digitali

L'autenticazione può essere richiesta anche per le firme elettroniche e per le firme elettroniche avanzate infatti iDecreto legislativo 07/03/2005, n. 82, art. 25, Codice dell'amministrazione digitale prevede che:

L'autenticazione della firma elettronica, anche mediante l'acquisizione digitale della sottoscrizione autografa, o di qualsiasi altro tipo di firma elettronica avanzata consiste nell'attestazione, da parte del pubblico ufficiale, che la firma è stata apposta in sua presenza dal titolare, previo accertamento della sua identità personale, della validità dell'eventuale certificato elettronico utilizzato e del fatto che il documento sottoscritto non è in contrasto con l'ordinamento giuridico.

La firma digitale, invece non richiede di essere autenticata, dal momento che iDecreto legislativo 07/03/2005, n. 82, art. 20, com. 1-ter, Codice dell'amministrazione digitale prevede che:

L'utilizzo del dispositivo di firma elettronica qualificata o digitale si presume riconducibile al titolare di firma elettronica, salvo che questi dia prova contraria.

Atti e documenti in lingua straniera

Non si possono autenticare firme apposte su documenti che non siano scritti in lingua italiana. Ai documenti redatti in lingua straniera deve essere allegata una traduzione in italiano. 

Atti e documenti da presentare all'estero

Se l'atto deve essere prodotto all'estero e si vuole che mantenga la sua valenza legale a tutti gli effetti, la sottoscrizione del pubblico ufficiale del Comune deve essere poi "legalizzata e apostillata" dalla Prefettura.

Quando è possibile l'autentica di firma

L'autenticazione può essere chiesta:

  • se il testo della dichiarazione rimane nell'ambito consentito (non sono ammesse manifestazioni di intenti, accettazioni di volontà, autorizzazioni, deleghe, rinunce, contratti, scritture private, procure)
  • per i passaggi di proprietà di beni mobili registrati (veicoli) (Decreto legge 04/07/2006, n. 223, art. 7)
  • per la nomina del difensore nei procedimenti giudiziari in materia penale
  • per il consenso scritto nell'ambito delle procedure di adozione internazionale (Legge 04/05/1983, n. 184, art. 31)
  • per le procedure di elezione dei consigli dei geologi, degli psicologi, dei periti commercialisti, nonché dei revisori dei conti (sulla busta contenente la scheda di valutazione, ai sensi del Decreto del Presidente della Repubblica 08/07/2005, n. 169).

In Comune di Calenzano…

L'autentica di firma può essere effettuata da un funzionario comunale, esclusivamente sui seguenti documenti:

  • su dichiarazioni sostitutive di atto notorio destinate a privati (comprese le quietanze liberatorie)

  • su deleghe destinate a soggetti pubblici.

  • per il passaggio di proprietà di veicoli registrati.

In questi casi rivolgersi allo Sportello del Cittadino.

Requisiti

  • L'autenticazione può essere richiesta da qualsiasi cittadino maggiorenne; se minorenne, la firma deve essere apposta da chi esercita la potestà o dal tutore.

  • Per gli interdetti, la firma deve essere apposta dal tutore.

  • Per chi non sa o non può firmare, il pubblico ufficiale ne dà atto previo accertamento dell’identità del dichiarante, purché sia in grado comunque di rendere almeno verbalmente la dichiarazione.

Documentazione

  • dichiarazione o istanza già compilata
  • documento di identità di chi firma
  • marca da bollo da € 16,00
  • Nella maggior parte dei casi l'autentica è infatti soggetta all'imposta di bollo ed esiste un limitato numero di casi nei quali l'autentica è esente. Contattare lo Sportello del Cittadino per verificare l'eventuale esenzione da bollo.

Costi

  • € 0,52 per le autentiche in bollo  oppure € 0,26 per le autentiche in carta libera

  • € 16,00 di marca da bollo per le autentiche in bollo

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Ultimo aggiornamento: 05/11/2020 16:08.35